Dudas sobre la adecuada elección de software ERP

Ya hemos hablado en alguna ocasión sobre las implementaciones fallidas de un ERP, sin embargo, a raíz de un un artículo ‘Openbravo vs Openerp‘ que publicábamos hace algún tiempo, un lector nos planteaba esta cuestión:

Hola! Estamos implementando en nuestra empresa Openbravo, pero han salido infinidad de errores y de detalles que no nos dejan avanzar.
¿En tu opinión que crees que esté pasando?
¿Una mala fase de implementación y ajuste de los módulos?
¿O podría ser que nuestra empresa necesita otro software más indicado?
(somos una empresa mediana, que se empieza a expandir)

Todo proceso de selección conlleva implícitamente dudas acerca de la adecuada elección de software ERP. Es evidente que puede existir múltiples factores por los cuales se produzcan carencias y/o errores en la implementación del ERP. En términos de responsabilidad, éstos pueden deberse: al implementador, al software en sí y al propio cliente. Si bien en ocasiones no recae solo en uno de ellos sino en la combinación de múltiples factores. Al respecto ya escribimos en los artículo ‘ERP failure / ERP disaster‘ o en ‘Las causas del fracaso en la implantación del ERP‘.

Dudas sobre el software

En ocasiones, suele tomarse la decisión sobre la conveniencia de un software u otro en una organización en base a cuestiones estrictamente económicas, de modas, por referencias de otras organizaciones, etc. Sin embargo, la decisión sobre la elección de un software debería basarse en parámetros menos objetivos y por el contrario a lo que podría parecer, más subjetivos.

Al respecto pienso que puede ayudar estos dos artículos ‘El mercado de ERP de software libre. Factores para su elección‘, en el caso de estar condicionado a la elección de software libre, o bien, ‘Manifiesto sobre elección del software‘ en el caso más general, independiente de que el software sea libre o privativo. El resumen de ello es que el software debe estar alineado con la visión estratégica y táctica de la organización.

La tipología de software está claro que también es un factor clave para el éxito del proceso. En ocasiones se tiende a decidirse por software de carácter generalista y con poca especialización (es el caso que se menciona en la cuestión del lector), y si bien el ERP seleccionado es una solución de nivel, ello no implica que esté suficientemente adaptada a las necesidades del cliente, bien porque su organización se mueve en un sector especializado (habría aplicado quizá mejor un software vertical), bien porque sus necesidades no están alineadas con el producto, o bien porque el carácter innovador de la organización requiere módulos que le aporten una ventaja competitiva frente al resto del sector (y eso todavía no lo ofrece la solución y requiere desarrollos especiales). Si el software es horizontal, per se no es malo, sino que si admite la suficiente parametrización y/o customización para la organización, puede ser también una alternativa.

En el caso comentado, parece que una solución desarrollada a medida no habría sido una buena solución, pues se requiere un testeo importante para minimizar los errores en el desarrollo. Ningún software horizontal, vertical o a medida está exento de errores, si bien, el último es más propenso a ello pues requiere el testeo de una única organización cliente, mientras que los primeros tienen un alcance mucho mayor, por tanto, está sujeto a un mayor número de pruebas.

Dudas sobre el cliente

Por otra parte, he encontrado en mi vida profesional, múltiples empresas donde la implementación del software es una imposición por parte de dirección, pero donde los usuarios han mostrado reticencias desde el minuto uno (también se me ha dado lo contrario, que es la propia dirección quien toma la decisión por la demanda de los usuarios pero sin prestar el suficiente apoyo al proceso). En ocasiones incluso, los proyectos han terminado saliendo adelante gracias a la labor y el esfuerzo y tracción del implementador.

Es muy importante al respecto que toda la organización esté involucrada en el proceso, y si existe una mínima resistencia al cambio por parte de usuarios sea comunicada y tratada para suavizarla o minimizarla.

En ocasiones no es una cuestión de resistencia al cambio, sino simplemente de disponibilidad y recursos. Se piensa que implantar un ERP es una cuestión de semanas o unos pocos meses, y no se considera que es un proceso continuo e iterativo de mejora de los procesos, lo que puede suponer muchos meses o incluso algún año que otro. La asignación de recursos para el proyecto debe concretarse en personal con disponibilidad y conocimientos suficientes, unos para liderar y otros para secundar el proceso. Y esto no siempre es así. El personal con capacitación está demasiado ocupado y el menos conocedor de los procesos de la empresa es el que termina ejerciendo las labores de interlocución con el implementador, a pesar que éste no dispone de capacidad de decisión y luego debe pasar por el filtro de sus superiores.

Dudas sobre el implementador

¿Se ha tomado la decisión en base a una “demo” espectacular del proveedor del servicio? Seguro que sí, pero ¿La demo se realizó sobre un ciclo propio de la organización? Me refiero a que todas las empresas implantadoras de software poseen “demos” más o menos interesantes y llamativas, lo que nos suele impactar y dejarnos llevar a tomar la decisión por aquella presentación más bonita o espectacular. Sin embargo, la decisión debería tratarse en términos de ajuste a las necesidades de la organización, para lo cual deben ser estudiadas y analizadas desde el primer momento, y la presentación debería ser planteada y ajustada a la resolución de esa problemática.

Que el implementador conozca el software no suele ser el problema, sino más bien si el implementador posee conocimientos relacionados con el sector al que pertenece la organización a implantar, a problemáticas y tamaños de empresa similares, a casuísticas comunes, etc. Es importante conocer de antemano por parte de la organización el perfil de los implementadores así como su nivel de experiencia, puesto que en ocasiones se comienza una implementación con consultores senior y a la tercera visita se deja en manos de personal junior con mucha menos experiencia y bagaje profesional.

Sin duda hay múltiples factores, que bien aislados o como combinación de varios de ellos, puede conducir, si bien no a un fracaso, sí a un proceso traumático de implementación del ERP, por lo que es conveniente atender a todos ellos desde el primer momento del proceso de elección de software ERP.

Autor: Sergio Martínez

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